A Portaria n.º 95/2025, de 12 de março, introduziu alterações estruturais no regime jurídico aplicável ao arquivo eletrónico notarial, reforçando os princípios da segurança, desmaterialização e interoperabilidade dos atos lavrados pelos notários e arquivados nos respetivos cartórios. Este diploma representa uma etapa decisiva na modernização do sistema notarial português, com impacto direto tanto para os profissionais do foro como para os utilizadores finais dos serviços notariais.
Novas Obrigações para Notários e Advogados
A nova portaria procede à quarta alteração da Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho, e estabelece regras mais estritas quanto ao formato e à estrutura dos documentos eletrónicos arquivados. Cada escritura pública ou ato notarial deverá corresponder a um ficheiro eletrónico único, integrando o texto principal e todos os elementos complementares previstos no artigo 168.º do Código do Notariado, incluindo anexos e documentos acessórios.
Para os advogados, esta uniformização garante maior previsibilidade e segurança na consulta, conferência e certificação de documentos, uma vez que o ficheiro eletrónico passa a concentrar toda a prova documental relevante, suprimindo divergências entre versões físicas e digitais. Adicionalmente, torna-se obrigatória a utilização de plataformas tecnológicas expressamente autorizadas pela Ordem dos Notários para fins de transmissão e conservação digital.
Certificação Eletrónica e Mecanismos de Autenticação
Entre as inovações mais significativas encontra-se a consagração de meios de autenticação alternativos ao certificado digital qualificado, como o Cartão de Cidadão. A Portaria 95/2025 admite a utilização de sistemas equivalentes de verificação de identidade, desde que assegurem níveis de segurança compatíveis com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).
Esta medida permite que advogados e cidadãos solicitem certidões notariais permanentes ou outros atos notariais de forma inteiramente eletrónica, mediante autenticação segura, promovendo maior simplificação procedimental e reforçando a confiança jurídica dos atos praticados à distância.
Conservação Digital e Acesso aos Documentos
O diploma reforça o princípio da conservação digital de longo prazo, incumbindo os cartórios notariais e a Ordem dos Notários da guarda e manutenção das cópias autênticas eletrónicas. Tal regime assegura a acessibilidade permanente às certidões e documentos arquivados, durante o respetivo período legal de conservação, eliminando redundâncias e a necessidade de pedidos repetidos de segundas vias.
Compete ainda à Ordem dos Notários fixar o prazo de validade das certidões eletrónicas e as taxas aplicáveis à gestão da plataforma de arquivo eletrónico, podendo estabelecer regimes de isenção ou redução de custos destinados a fomentar a adesão de cidadãos e entidades empresariais.
Impacto para os Utilizadores Finais
Para os utilizadores particulares e empresariais, as alterações introduzidas traduzem-se em maior celeridade, transparência e fiabilidade. O novo sistema digital integrado permite acompanhar o ciclo de vida documental de cada ato notarial, facilita a tramitação eletrónica junto de entidades públicas e elimina deslocações presenciais aos cartórios. A interoperabilidade com a Conservatória dos Registos Centrais e outros organismos públicos constitui um fator adicional de eficiência, nomeadamente na gestão eletrónica de procurações, testamentos, reconhecimentos e outros atos autenticados.
Conclusão
A Portaria n.º 95/2025 consolida um quadro normativo orientado para um arquivo notarial moderno, tecnicamente robusto e juridicamente seguro. Ao uniformizar o formato documental, diversificar os mecanismos de autenticação e garantir a preservação digital permanente, o diploma confirma a prioridade do legislador em assegurar a integridade, autenticidade e acessibilidade dos atos notariais em ambiente eletrónico. As novas exigências impostas aos notários e advogados representam uma evolução necessária num sistema cada vez mais digital, em que a confiança eletrónica se constitui como elemento central da segurança jurídica.
Artigo redigido por Ricardo Marques Candeias, Advogado inscrito na Ordem dos Advogados, com 20 anos de prática.